Zaman yang canggih kayak sekarang ini bikin segalanya serba gampang. Mau nulis artikel? Meeting online? Ngatur keuangan di Google Sheets? Semua bisa langsung dari smartphone.
Kabar baiknya, buat invoice di HP yang praktis juga bisa dilakukan dan tanpa perlu ribet. Bahkan kamu bisa melakukannya tanpa harus install aplikasi berat. Cukup dengan koneksi internet dan sedikit waktu, kamu bisa membuat invoice yang profesional hanya dari HP.
Jadi, kalau kamu pemilik UMKM, freelancer yang selalu mobile, atau direktur perusahaan besar, cara buat invoice di HP ini wajib banget kamu pelajari. Ayo baca terus artikel Tokpee berikut ini!
Cara Buat Invoice di HP Paling Praktis
Menggunakan Website Invoice Simple
Cara buat invoice di HP yang pertama adalah menggunakan website Invoice Simple. Ini bisa dijadikan opsi kalau kamu cari cara buat invoice di smartphone yang cepat dan praktis.
Ikuti langkah-langkah berikut ini:
- Pertama, buka browser dari HP kamu, lalu kunjungi: https://www.invoicesimple.com/invoice-generator
- Di halaman tersebut, kamu akan langsung melihat tampilan form invoice yang siap diisi.
- Masukkan informasi penting seperti nama bisnis, rincian pelanggan, produk/jasa yang dibeli, jumlah, dan harga.
- Jangan lupa juga untuk menambahkan metode pembayaran dan catatan tambahan jika perlu.
- Setelah semua terisi, kamu bisa langsung download invoice dalam format PDF, atau kirim lewat email ke klien. Praktis banget, kan?
Menggunakan Aplikasi Google Sheets
Buat kamu yang lebih nyaman menggunakan aplikasi, Google Sheets di HP juga bisa jadi solusi cepat dan efisien untuk membuat invoice di HP.
Berikut langkah-langkah praktisnya:
- Buka aplikasi Google Sheets dari HP kamu.
- Di pojok kanan bawah, klik tanda “+” untuk membuat dokumen baru.
- Pilih “Choose Template”, lalu scroll ke bagian Work dan cari template Invoice.
- Template tersebut sudah memiliki kolom-kolom penting seperti nama pelanggan, deskripsi barang, harga, dan total.
- Kamu bisa mengisi dan menyesuaikan template tersebut sesuai kebutuhan bisnismu. Misalnya, tambahkan logo brand kamu, ubah warna, atau sesuaikan font agar lebih personal dan profesional.
- Setelah selesai, tinggal klik tombol “Share” atau “Download” dalam format PDF.
Dengan Google Sheets, kamu juga bisa akses invoice kapan pun dan dari mana pun, asalkan ada koneksi internet.
Invoice Dibuat Oleh Siapa?
Gampang banget kan buat invoice di HP? Kamu bisa langsung menyusunnya untuk kepentingan bisnis atau perusahaan tanpa harus ribet buka laptop. Tapi sekarang muncul pertanyaan baru: sebenarnya invoice itu dibuat oleh siapa, sih?
Secara umum, invoice dibuat oleh pihak seller atau supplier, baik itu untuk produk fisik maupun jasa.
Tujuannya untuk memberi informasi resmi kepada pembeli soal barang/jasa yang sudah dibeli dan rincian pembayaran yang harus dilakukan. Jadi, invoice ini berfungsi sebagai bukti tagihan yang sah dan bisa dijadikan referensi keuangan kedua belah pihak.
Dalam praktiknya, siapa yang membuat invoice bisa berbeda-beda tergantung pada skala dan struktur organisasi bisnis tersebut. Kalau kamu pebisnis UMKM atau freelancer, biasanya kamu sendiri yang membuat dan mengirimkan invoice ke klien atau customer.
Tapi kalau sudah masuk ke struktur perusahaan, pembuatan invoice biasanya dilakukan oleh bagian tertentu yang bertanggung jawab atas administrasi keuangan. Di sinilah peran divisi Finance atau Accounting sangat penting.
Mereka yang bertugas menyusun, mencatat, dan mengirim invoice ke pihak klien atau pembeli. Beberapa jabatan atau posisi yang sering membuat invoice dalam perusahaan antara lain:
Staff Finance / Finance Officer
Mereka biasanya bertugas mencatat transaksi dan menyiapkan invoice untuk dikirim ke customer, terutama dalam siklus penagihan rutin.
Accounting Staff / Accountant
Selain mencatat transaksi, akuntan juga bisa membuat invoice yang sesuai dengan standar akuntansi dan laporan keuangan perusahaan.
Sales Admin atau Admin Penjualan
Di beberapa perusahaan, tim sales juga punya tanggung jawab untuk membuat invoice sebagai bagian dari proses closing penjualan.
Jadi, siapa pun kamu, baik individu yang berbisnis sendiri maupun bagian dari tim dalam perusahaan, pahami bahwa membuat invoice bukan hanya tugas administratif, tapi juga elemen penting dalam membangun kredibilitas dan profesionalisme bisnis.
Invoice Diisi Apa?
Setelah tahu siapa yang membuat invoice, sekarang kita bahas hal penting lainnya. Apa saja sih yang harus ada dalam sebuah invoice?
Jangan asal bikin, karena invoice bukan sekadar catatan biasa, tapi dokumen resmi yang mencatat transaksi bisnis kamu. Yuk, kita bahas satu per satu elemen penting yang wajib ada di dalam invoice:
Nomor Invoice
Nomor invoice itu seperti “ID” dari setiap transaksi. Nomor ini dibuat unik supaya kamu mudah melacak setiap transaksi penjualan atau pembelian yang terjadi.
Tanpa nomor, invoice bisa berantakan dan susah dicari saat kamu butuh data tertentu untuk audit, laporan pajak, atau penagihan ulang. Biasanya nomor invoice ini menggunakan kombinasi angka dan huruf yang disusun secara berurutan agar rapi dan tidak membingungkan.
Nomor Detail Produk atau Jasa
Selain nomor invoice, setiap produk atau jasa yang dicantumkan juga sebaiknya punya kode atau nomor unik. Fungsinya? Untuk memudahkan pengelompokan dan pencatatan saat kamu merekap stok, melakukan pengiriman, atau memberikan layanan tertentu.
Misalnya, kalau kamu jual produk dengan banyak varian, nomor detail ini bisa meminimalisir salah kirim atau salah catat.
Hari, Tanggal, dan Waktu Transaksi
Jangan remehkan yang satu ini. Tanggal dan waktu transaksi sangat penting untuk mengetahui kapan invoice dibuat dan kapan transaksi dilakukan.
Informasi ini juga membantu dalam proses audit, pelaporan keuangan, dan penjadwalan pembayaran. Selain itu, tanggal invoice bisa jadi acuan kapan tenggat pembayaran dimulai.
Identitas Penjual dan Pembeli
Di invoice, kamu wajib mencantumkan informasi siapa yang menjual dan siapa yang membeli. Biasanya meliputi nama lengkap atau nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
Hal ini membantu agar kedua belah pihak memiliki data yang valid dan mudah dihubungi kalau terjadi kesalahan atau ada pertanyaan seputar transaksi.
Rincian Barang atau Jasa yang Dibeli
Bagian ini penting banget, karena menjelaskan apa yang sebenarnya dijual. Rincian ini bisa meliputi nama produk, jenis, ukuran, warna, dan jumlah unit.
Kalau jasa, kamu bisa mencantumkan jenis layanan, durasi pengerjaan, atau ruang lingkup proyek. Semakin detail, semakin baik, biar nggak ada miskom!
Harga Produk atau Jasa
Setelah semua produk atau jasa dicantumkan, kamu juga perlu menjabarkan harga satuan dari masing-masing item. Pastikan harga yang ditulis sudah sesuai dengan kesepakatan awal.
Jangan lupa sertakan total harga per item (harga x jumlah unit), agar pembeli bisa langsung melihat nilai transaksi.
Additional Information
Pada bagian ini kamu bisa menambahkan info tambahan seperti:
- Apakah ada diskon khusus?
- Apakah dikenakan PPN atau PPh?
- Apakah ada biaya pengiriman atau biaya tambahan lain?
Semua informasi ini akan memperjelas total pembayaran yang harus dibayarkan, jadi pembeli nggak bingung dan kamu pun nggak rugi.
Total Transaksi
Setelah semua harga dihitung, tulis total keseluruhan transaksi. Ini angka final yang harus dibayarkan oleh pembeli.
Pastikan penjumlahan harga sudah termasuk pajak, diskon, dan biaya tambahan lainnya. Bagian ini biasanya dicetak lebih tebal atau di-highlight biar mudah dilihat.
Periode Pembayaran
Jangan lupa mencantumkan tenggat waktu pembayaran. Misalnya, “Pembayaran maksimal dilakukan dalam 14 hari sejak tanggal invoice.” Informasi ini penting untuk menjaga arus kas bisnis tetap sehat dan membantu pembeli mengatur jadwal pembayaran mereka.
Kontak Bisnis
Terakhir, pastikan kamu mencantumkan kontak bisnis yang bisa dihubungi. Bisa berupa nomor WhatsApp, email, nama PIC, atau link ke customer service. Ini penting kalau sewaktu-waktu pembeli butuh klarifikasi soal invoice yang dikirimkan.
Kesimpulan
Artikel ini bisa kamu jadikan panduan saat buru-buru bikin invoice di jalan, di sela meeting, atau saat traveling. Gak ada alasan lagi invoice telat kirim ke klien, karena sekarang kamu udah tahu cara buat invoice di HP yang gampang dan gratis.
Invoice dibuat oleh penjual atau supplier, baik individu, UMKM, hingga perusahaan besar. Biasanya ditangani langsung oleh bagian administrasi, finance, atau akuntansi, tergantung dari skala dan struktur organisasi bisnisnya. Tujuannya? Supaya semua transaksi tercatat dengan rapi, jelas, dan profesional.
Lalu, soal isi invoice, jangan sampai asal tempel angka dan nama produk. Invoice yang baik harus memuat informasi lengkap seperti nomor invoice, rincian barang atau jasa, harga satuan, total transaksi, hingga informasi pajak dan tenggat pembayaran.
Semakin lengkap isi invoice kamu, semakin mudah proses pencatatan, pembayaran, dan pelacakan transaksi di kemudian hari.
