Invoice adalah tagihan yang dikirimkan kepada pembeli untuk memberikan rincian pembayaran atas produk atau jasa yang telah dibeli.
Dokumen ini krusial banget dalam transaksi bisnis karena menjadi bukti sah bahwa ada kesepakatan antara penjual dan pembeli.
Penting loh untuk menyertakan invoice pada setiap transaksi bisnismu. Invoice bertujuan untuk memberikan kejelasan soal total tagihan, metode pembayaran, hingga jatuh tempo pelunasan.
Dengan adanya invoice, transaksi jadi lebih profesional dan menghindari kesalahpahaman soal jumlah atau jenis barang yang dikirim.
Hari ini kita akan belajar cara buat invoice yang praktis dan bisa kamu terapkan langsung. Artikel ini cocok banget buat kamu yang baru mulai jualan online, freelancer, atau pemilik usaha kecil yang ingin transaksinya lebih rapi dan terpercaya.
Bagaimana Cara Buat Invoice?
Tenang, kamu nggak perlu software mahal atau tools canggih. Cukup dengan Google Sheets atau Docs, kamu sudah bisa bikin invoice yang terlihat profesional. Yuk kita bahas satu per satu caranya!
Menggunakan Google Sheets atau Docs
Cara buat invoice yang pertama adalah menggunakan aplikasi Google Sheets atau Google Docs. Selain gratis dan bisa diakses dari mana saja, Google Sheets cukup fleksibel buat kamu yang ingin bikin template invoice sendiri.
Kamu bisa mulai dari template kosong atau pakai template yang sudah disediakan Google. Cukup buka Google Sheets, klik “Template Gallery”, lalu pilih “Invoice”. Dari situ, kamu tinggal ganti data-datanya dengan informasi bisnismu sendiri.
Kelebihan pakai Google Sheets atau Docs ini adalah kamu bisa langsung share ke klien atau pelanggan via email, atau download jadi PDF untuk dikirimkan. Praktis dan hemat waktu kan?
Membuat Format yang Jelas dan Rapi
Setelah menentukan tools yang digunakan, cara buat invoice berikutnya adalah menyusun format yang sesuai dengan kebutuhan bisnismu. Meskipun tidak ada aturan baku, umumnya invoice berisi beberapa elemen penting berikut:
Data Pelanggan
Informasi pelanggan itu penting banget, apalagi kalau transaksinya dilakukan atas nama perusahaan.
Data ini bisa berupa nama lengkap (atau nama perusahaan), nomor telepon yang aktif, alamat email, serta alamat pengiriman jika diperlukan.
Pastikan data ini ditulis dengan benar supaya tidak terjadi kendala saat pengiriman produk atau saat follow-up tagihan.
Rincian Produk atau Jasa
Ini bagian inti dari invoice. Tuliskan dengan detail apa saja yang dibeli oleh pelanggan. Misalnya:
- Nama produk atau jasa
- Jumlah unit
- Harga per unit
- Total harga
Contoh:
- Desain logo – 1x – Rp750.000
- Cetak brosur – 500 pcs – Rp1.500/pcs – Total Rp750.000
Semakin jelas rincian yang kamu tulis, semakin kecil risiko kesalahan dalam pembayaran.
Tanggal dan Nomor Invoice
Tanggal pembuatan invoice dan nomor invoice adalah hal kecil tapi penting. Nomor invoice berguna untuk memudahkan pencatatan dan pelacakan transaksi, terutama saat kamu mengatur laporan keuangan bulanan.
Buat sistem penomoran yang rapi, misalnya:
- INV/04/2025/001 (kode invoice/bulan/tahun/urutan transaksi)
Jangan lupa juga tuliskan tanggal jatuh tempo pembayaran jika kamu memberlakukan sistem tempo atau pembayaran bertahap.
Informasi Pembayaran
Nah, bagian ini harus jelas dan tidak membingungkan. Tuliskan metode pembayaran yang kamu terima, misalnya transfer bank, e-wallet, atau lainnya. Sertakan juga:
- Nama pemilik rekening
- Nama bank
- Nomor rekening
- Batas waktu pembayaran
Kalau kamu ingin lebih profesional, kamu juga bisa tambahkan QR Code pembayaran agar pelanggan bisa langsung scan untuk transfer.
Tips dalam Membuat Invoice
Selalu Simpan Salinan Invoice
Jangan pernah meremehkan pentingnya menyimpan salinan invoice. Meskipun transaksi sudah selesai dan pembayaran sudah diterima, invoice tetap menjadi bukti tertulis yang bisa digunakan sewaktu-waktu jika terjadi masalah.
Baik itu kesalahan pembayaran, permintaan refund, atau sekadar untuk pengecekan data di masa mendatang, invoice akan menjadi acuan yang sangat membantu.
Simpanlah invoice dalam dua bentuk: digital dan cetak. Untuk versi digital, kamu bisa menggunakan Google Drive, Dropbox, atau sistem manajemen dokumen lain yang aman dan mudah diakses.
Sedangkan untuk versi cetak, simpanlah dalam map khusus agar mudah ditemukan jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Pastikan file digital kamu juga diberi nama yang rapi dan mudah dicari, misalnya: “Invoice_ABC_23042025.pdf”.
Gunakan Bahasa yang Sopan dan Profesional
Invoice bukan hanya soal angka, ini juga soal komunikasi. Bahasa yang kamu gunakan dalam invoice akan mencerminkan citra brand kamu.
Gunakan kalimat yang sopan, profesional, dan tetap to the point. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu santai, apalagi jika kamu mengirim invoice kepada perusahaan besar atau klien penting.
Misalnya, daripada menulis “Tolong bayar secepatnya ya!”, lebih baik tulis “Mohon melakukan pembayaran sebelum tanggal 25 April 2025 untuk kelancaran transaksi.” Kalimat seperti ini terdengar lebih sopan namun tetap menyampaikan urgensi.
Kamu juga bisa menyisipkan kalimat penutup seperti “Terima kasih atas kepercayaannya menggunakan layanan kami,” untuk memberikan kesan hangat dan profesional.
Tambahkan Logo Brand Kamu
Logo adalah identitas bisnismu. Dengan menambahkan logo brand ke dalam invoice, kamu sedang membangun citra yang lebih kuat dan profesional.
Ini juga membuat invoice milikmu terlihat lebih meyakinkan dan mudah dikenali, apalagi jika pelanggan menerima banyak invoice dari berbagai vendor.
Penempatan logo biasanya ada di bagian atas invoice, bisa di kiri atas atau tengah. Pastikan resolusi logo jelas dan tidak buram agar tidak terlihat asal tempel.
Invoice yang berlogo juga akan membantu klien lebih cepat mengingat brand-mu. Hal kecil seperti ini bisa berdampak besar, terutama kalau kamu ingin dikenal sebagai bisnis yang profesional, terorganisir, dan bisa dipercaya.
Gunakan Template Profesional
Kalau kamu belum familiar dengan desain, jangan khawatir. Sekarang banyak platform yang menyediakan template invoice gratis maupun berbayar, seperti Canva, Invoice Generator, atau Microsoft Word.
Menggunakan template yang sudah dirancang khusus akan menghemat waktumu sekaligus membuat invoice tampil lebih profesional.
Template profesional biasanya sudah memiliki kolom yang lengkap: mulai dari nama perusahaan, data pelanggan, deskripsi produk/jasa, hingga informasi rekening pembayaran.
Kamu tinggal mengisi sesuai kebutuhan. Desain yang rapi akan memudahkan klien membaca informasi dan meminimalisir kesalahan.
Sertakan Informasi Kontak yang Jelas
Pernah nggak sih terima invoice tapi bingung harus hubungi siapa kalau ada pertanyaan? Nah, itulah kenapa penting banget mencantumkan informasi kontak secara jelas dan lengkap di setiap invoice.
Informasi ini bisa berupa email, nomor telepon, atau bahkan akun media sosial resmi bisnis kamu. Letakkan informasi kontak di bagian bawah invoice atau di sisi kanan atas agar mudah ditemukan.
Akan lebih informatif lagi jika kamu menuliskan nama orang yang bisa dihubungi. Ini akan mempermudah komunikasi dan mempercepat proses penyelesaian apabila ada yang perlu diklarifikasi.
Selain itu, dengan mencantumkan kontak aktif, kamu memberi kesan bahwa bisnis kamu terbuka dan responsif. Pelanggan akan merasa lebih nyaman dan percaya karena mereka bisa dengan mudah menghubungimu kapan saja dibutuhkan.
Kesimpulan
Invoice bukan cuma formalitas, tapi jadi alat penting dalam menjaga arus kas dan kepercayaan pelanggan. Dengan memahami cara buat invoice yang benar, kamu bisa terlihat lebih profesional, memudahkan pencatatan, dan mempercepat proses pembayaran dari klien atau pelangganmu.
Kuncinya adalah menyusun informasi dengan jelas, memanfaatkan tools gratis seperti Google Sheets, dan selalu menyertakan informasi penting seperti data pelanggan, rincian produk, nomor invoice, serta detail pembayaran.
Semoga setelah baca artikel ini, kamu bisa langsung praktik dan bisnis kamu makin lancar ya! Dan kalau kamu ingin bantu riset produk atau memahami data kompetitor sebelum jualan, Tokpee siap bantu. Yuk jadi pebisnis yang rapi dan data-driven mulai dari sekarang!
