Baik kamu pemilik bisnis kecil, freelancer, sampai perusahaan besar, invoice tetap jadi dokumen penting yang wajib kamu punya. Dulu mungkin kamu perlu aplikasi atau software berbayar, tapi sekarang? Bikin invoice bisa langsung online, gratis, dan tanpa ribet.
Di era serba digital ini, banyak tools online yang bisa kamu manfaatkan untuk menyusun invoice profesional, lengkap, dan rapi. Mulai dari Canva, Mekari Jurnal, sampai Google Docs, semuanya bisa kamu akses tanpa perlu keahlian desain atau akuntansi.
Nah, di artikel Tokpee hari ini, kita bakal bahas cara buat invoice online dengan langkah praktis dan cepat, sekaligus mengenalkan jenis-jenis invoice yang wajib kamu ketahui biar bisnis makin rapi dan profesional. Yuk langsung mulai!
Cara Buat Invoice Online Gratis
Membuat Template Melalui Canva
Sebagai platform graphic design dengan layout yang mudah dipahami, Canva dapat menjadi opsi tempat membuat invoice online. Gak cuma buat desain media sosial, Canva juga punya ratusan template invoice yang bisa kamu sesuaikan dengan brand dan kebutuhan bisnis kamu.
Berikut cara buat invoice online lewat Canva:
- Kunjungi website Canva khusus untuk membuat template invoice
- Scroll ke bawah dan langsung klik bagian contoh faktur
- Pilih template yang paling sesuai dengan jenis usahamu, mulai dari jasa, produk, hingga invoice freelance
- Kamu bisa mengedit semua bagian: dari logo, nama perusahaan, alamat, detail produk, hingga metode pembayaran
- Setelah selesai, download invoice dalam format PDF yang siap cetak. Kamu juga bisa share langsung via email dari kepada editor lainnya
- Kalau ada perubahan sewaktu-waktu, tinggal buka lagi desainnya dan edit ulang invoice online-mu. Mudah kan, kamu gak perlu bikin dari nol.
Yang menarik, kamu juga bisa print langsung hasil desainnya dengan Canva Print yang berkualitas tinggi. Pilihan ini cocok buat dikirim ke klien eksklusif.
Menggunakan Mekari Jurnal
Mekari Jurnal adalah platform akuntansi online berbasis cloud yang dibuat khusus untuk pelaku UMKM dan bisnis profesional di Indonesia. Salah satu fitur gratisnya yang paling dicari? Invoice Generator-nya!
Cara buat invoice online melalui Mekari Jurnal:
- Kunjungi website Mekari Jurnal yang khusus untuk membuat invoice online
- Scroll ke bawah sampai kamu menemukan fitur Invoice Generator
- Upload logo bisnis kamu biar invoice-nya terlihat profesional
- Lengkapi semua kolom yang tersedia, mulai dari nama pengirim, detail barang, metode pembayaran, hingga catatan tambahan
- Kamu bisa tambah baris dengan klik tombol “Tambah Baris” untuk menambahkan lebih banyak produk
- Jika ingin mengelola lebih dari 10 item, kamu bisa sign up gratis di Jurnal.id
- Klik tombol “Preview” untuk melihat tampilannya di desktop
- Setelah selesai, tinggal klik Download untuk mengunduh file PDF-nya
Invoice-nya bisa langsung kamu cetak, atau simpan buat dikirim ke pembeli. Super praktis dan gak ribet untuk menghemat waktumu.
Template dari Google Docs
Google Docs juga menyediakan template invoice yang siap pakai. Ini cocok banget buat kamu yang suka sistem kerja berbasis cloud dan mau buat invoice online dari mana aja, mulai dari smartphone hingga laptop.
Berikut langkah-langkahnya:
- Buka situs Google Docs dan login dengan akun Google kamu
- Klik Template Gallery di bagian atas
- Scroll ke bawah dan cari template “Invoice” atau “Sales”
- Pilih template yang kamu suka, lalu klik untuk membuka
- Edit bagian-bagian yang diperlukan seperti nama perusahaan, rincian produk, harga, pajak, dan total pembayaran
- Setelah selesai, kamu bisa simpan sebagai PDF atau langsung share via email
Yang paling enak, invoice-nya auto tersimpan di Google Drive kamu. Jadi gak perlu takut lupa simpan atau kehilangan file!
Kalau kamu mau versi offline-nya juga, cukup klik “File” > “Download” > “PDF Document” dan kamu langsung bisa cetak invoice-nya kapan saja.
Jenis-jenis Invoice
Setelah belajar cara buat invoice online, kepikiran nggak apakah invoice itu cuma satu jenis aja? Ternyata, invoice punya banyak jenis tergantung dari situasi bisnisnya. Nah, biar kamu makin paham dan bisa memilih invoice yang tepat, yuk kenali jenis-jenis invoice berikut ini:
Invoice Proforma
Pernah dengar istilah proforma invoice? Jangan bingung, ini bukan invoice resmi pembayaran, tapi lebih seperti perkiraan harga awal.
Invoice proforma dikeluarkan sebelum penjualan terjadi, biasanya untuk memberi gambaran kepada calon pembeli mengenai total biaya yang akan dikenakan. Dengan begitu, baik penjual maupun pembeli bisa berdiskusi dan menyetujui rincian transaksi sebelum resmi terjadi pembayaran.
Jenis invoice ini sangat berguna untuk transaksi dalam jumlah besar, ekspor-impor, atau proyek yang memerlukan negosiasi harga di awal.
Invoice Konsinyasi
Nah, ini mungkin agak asing buat yang baru mulai bisnis. Konsinyasi atau consignment adalah sistem kerja sama di mana penjual menitipkan barang kepada pihak ketiga, seperti toko atau marketplace untuk dijual.
Invoice konsinyasi dibuat ketika produk yang dititipkan berhasil terjual. Jadi, bukan saat barang dititipkan ya! Invoice ini mencantumkan jumlah produk yang terjual, harga jual, dan berapa persen komisi atau pembagian hasil yang akan diterima oleh masing-masing pihak.
Invoice Penjualan
Invoice penjualan adalah jenis invoice paling umum dan paling sering digunakan oleh para penjual. Tujuannya jelas, yaitu mencatat transaksi penjualan produk atau jasa ke pelanggan.
Biasanya, invoice penjualan berisi informasi penting seperti tanggal transaksi, deskripsi produk atau jasa, jumlah yang harus dibayar, instruksi pembayaran, dan informasi kontak penjual dan pembeli.
Contohnya, kamu jual 10 dus minuman herbal ke toko retail. Invoice penjualan akan mencatat jumlah, harga per unit, diskon (jika ada), hingga informasi transfer dan nama pihak yang harus melakukan pembayaran. Jadi semua data tertulis jelas tanpa perkiraan semata.
Invoice Pembelian
Berbeda dari invoice penjualan, invoice pembelian biasanya dikeluarkan oleh supplier kepada pembeli. Isinya mencatat detail pembelian, baik produk maupun jasa yang telah dilakukan oleh bisnis atau individu.
Biasanya kamu akan menerima invoice ini setelah melakukan order ke pihak ketiga. Isinya meliputi tanggal pembelian, jumlah barang, harga, dan info kontak kedua pihak.
Invoice ini jadi bukti resmi bahwa kamu (sebagai pembeli) punya tanggungan yang harus dibayar ke supplier.
Jenis invoice ini sangat penting untuk pencatatan akuntansi, pengaturan cash flow, dan juga realisasi budget belanja bisnis.
Invoice Tagihan (Outstanding Invoice)
Pernah ada customer yang lupa bayar atau telat membayar? Nah, di sinilah peran invoice tagihan. Invoice tagihan digunakan sebagai reminder pelanggan mengenai pembayaran yang belum dilunasi.
Biasanya, invoice tagihan mencantumkan informasi dari invoice awal, ditambah peringatan pembayaran, tanggal jatuh tempo, dan potensi penalti jika tidak segera dibayar. Jenis invoice ini sangat membantu menjaga cash flow bisnis tetap sehat.
Invoice Berkala (Recurring Invoice)
Jenis invoice ini sangat cocok digunakan untuk langganan atau jasa berulang seperti sewa kantor, paket digital marketing, atau membership gym. Sesuai namanya, invoice ini dibuat secara berkala, misalnya setiap bulan, 3 bulan sekali, atau sesuai kesepakatan.
Dengan invoice berkala, kamu gak perlu repot-repot buat invoice baru tiap periode. Tinggal atur sistemnya, dan invoice akan dikirim otomatis ke klien. Lebih hemat waktu dan memastikan pembayaran tidak terlewat.
Invoice Retur
Namanya aja udah mengandung kata “retur”, jadi invoice ini berkaitan dengan pengembalian barang. Misalnya ada produk rusak, salah kirim, atau tidak sesuai spesifikasi, maka pembeli bisa melakukan retur jika syarat dan ketentuannya terpenuhi.
Nah, dalam kondisi seperti ini, penjual akan membuat invoice retur untuk mencatat barang yang dikembalikan dan menyesuaikan nilai total transaksi. Ini juga bisa digunakan untuk pengembalian uang (refund) atau sebagai pengurang dari invoice sebelumnya.
Tokpee untuk Bisnis
Kalau tadi kita sudah bahas cara buat invoice online gratis untuk mendukung aktivitas bisnismu, sekarang saatnya kenalan dengan tools yang bisa bikin bisnismu makin untung dan efisien.
Tokpee adalah platform riset bisnis online yang dirancang khusus untuk pebisnis, baik yang baru mulai jualan, maupun yang sudah punya toko di marketplace besar seperti Shopee atau Tokopedia. Nah, apa sih yang bikin Tokpee ini berguna banget buat bisnis?
Riset Produk Terlaris
Pernah bingung mau jualan apa? Tokpee bisa bantu kamu cari tahu produk-produk yang paling laris di marketplace. Kamu bisa melihat tren penjualan berdasarkan kategori, keyword, hingga toko kompetitor. Jadi, gak perlu tebak-tebakan lagi, cukup ambil keputusan dari data yang sudah dianalisis.
Pantau Toko Kompetitor
Kamu bisa intip performa toko lain, lho! Mulai dari total penjualan, harga jual produk, hingga strategi promo mereka. Dengan begitu, kamu bisa belajar dari pesaing dan menyusun strategi yang lebih unggul buat tokomu sendiri.
Bid Keyword
Tokpee juga bantu kamu tahu kata kunci yang sering dicari calon pembeli. Fitur ini sangat penting kalau kamu ingin produkmu mudah ditemukan di pencarian Shopee atau Tokopedia.
Riset Harga Kompetitif
Salah satu kesalahan pebisnis pemula adalah asal pasang harga. Tokpee bantu kamu cari tahu harga pasaran dan rekomendasi harga jual yang kompetitif, biar gak rugi dan tetap cuan!
Dengan semua fitur ini, Tokpee bisa jadi partner strategis buat mengelola bisnis online lebih cerdas dan berbasis data. Gak cuma soal invoice, tapi juga seluruh proses pengambilan keputusan dalam bisnis.
Kesimpulan
Dari pembahasan di atas, kamu sudah tahu kalau membuat invoice sekarang nggak perlu ribet lagi. Dengan bantuan berbagai platform online seperti Canva, Mekari Jurnal, atau Google Docs, kamu bisa membuat invoice yang rapi dan profesional hanya dalam hitungan menit.
Kamu juga sudah mengenal berbagai jenis invoice, mulai dari invoice penjualan, pembelian, hingga invoice konsinyasi, yang semuanya penting untuk mendukung aktivitas keuangan dan pencatatan bisnis kamu.
Dan kalau kamu ingin melangkah lebih jauh, Tokpee hadir sebagai tools riset bisnis yang siap bantu kamu memahami pasar, menemukan produk laris, mengatur strategi, hingga memantau kompetitor secara real-time.
