Sales coordinator adalah posisi penting dalam sebuah usaha. Mereka yang menduduki posisi ini harus memenuhi kompetensi dan mempunyai skill mumpuni.
Sebab, tugas seorang sales coordinator tidak sebatas urusan administrasi, tapi berkaitan erat juga dengan hubungan dengan pelanggan atau klien.
Seorang sales coordinator juga harus bisa menjadi konsultan penjualan yang dapat membantu customer dalam memilih produk maupun layanan yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
Nah, di artikel Tokpee ini, kami akan mengulas lebih lengkap seputar profesi sales coordinator. Simak penjelasannya berikut ini.
Apa Itu Sales Coordinator?
Sumber: Freepik
Sales Coordinator adalah seseorang yang berperan sebagai penghubung antara tim penjualan dan bagian lain dalam perusahaan.
Tugas utamanya adalah mendukung kegiatan penjualan agar berjalan lancar, mulai dari mengatur jadwal pertemuan, menyiapkan dokumen penawaran, hingga memastikan proses administratif selesai tepat waktu.
Meskipun tidak selalu terlibat langsung dalam menjual produk atau layanan, peran Sales Coordinator sangat krusial dalam menjaga ritme kerja tim penjualan.
Seorang Sales Coordinator biasanya bekerja di balik layar untuk memastikan setiap anggota tim sales memiliki informasi dan dukungan yang mereka butuhkan. Mereka juga bertanggung jawab terhadap pengolahan data penjualan, pelacakan progres target, serta koordinasi logistik penjualan seperti pengiriman produk dan ketersediaan stok.
Dengan kata lain, posisi ini membantu menyatukan berbagai elemen agar proses penjualan bisa berjalan efisien dan profesional.
Dalam keseharian, Sales Coordinator juga banyak berhubungan dengan pelanggan. Mereka bisa menangani permintaan informasi, menjawab pertanyaan dasar tentang produk, atau meneruskan keluhan pelanggan ke bagian terkait.
Selain itu, mereka juga mendukung penyusunan laporan penjualan dan presentasi kinerja untuk manajemen.
Skill yang Harus Dimiliki Sales Coordinator
Sumber: Freepik
Peran yang krusial membuat seorang sales coordinator harus mempunyai skill atau kemampuan yang mumpuni. Berikut beberapa skill yang harus dimiliki sales coordinator.
Kemampuan Komunikasi yang Jelas dan Efektif
Sales Coordinator harus memiliki komunikasi yang baik, baik secara lisan maupun tulisan. Mereka sering menjadi penghubung antara tim penjualan, pelanggan, dan departemen lain seperti logistik atau keuangan.
Dengan komunikasi yang efektif, informasi bisa tersampaikan dengan tepat, sehingga meminimalkan kesalahan dan mempercepat proses kerja.
Keterampilan Administrasi dan Manajemen Data
Sebagian besar pekerjaan Sales Coordinator melibatkan pengelolaan dokumen, laporan penjualan, data pelanggan, dan jadwal tim sales.
Oleh karena itu, keterampilan administrasi yang rapi dan teliti sangat dibutuhkan. Mereka juga harus bisa menggunakan berbagai tools seperti Microsoft Excel, CRM (Customer Relationship Management), atau sistem manajemen penjualan lainnya.
Kemampuan Organisasi dan Manajemen Waktu
Dalam satu waktu, Sales Coordinator bisa mengatur jadwal pertemuan, menyiapkan dokumen, memantau stok produk, hingga membantu proses pengiriman barang.
Tanpa kemampuan organisasi yang baik, semua tugas itu bisa kacau dan menghambat kinerja tim sales. Mereka juga harus bisa mengatur prioritas kerja agar semua tugas terselesaikan tepat waktu.
Ketelitian dan Detail-Oriented
Sales Coordinator harus bekerja dengan sangat teliti, karena kesalahan kecil dalam data, jadwal, atau dokumen bisa berdampak besar pada proses penjualan.
Misalnya, salah mencantumkan harga, tanggal pengiriman, atau jumlah barang bisa menyebabkan masalah dengan pelanggan. Ketelitian menjadi nilai plus yang sangat dibutuhkan dalam posisi ini.
Kemampuan Beradaptasi dan Multitasking
Setiap hari, Sales Coordinator bisa menghadapi berbagai tantangan yang berbeda. Mulai dari permintaan mendadak dari tim sales hingga perubahan jadwal dari pelanggan. Oleh karena itu, mereka harus bisa multitasking dan cepat beradaptasi dengan kondisi yang berubah tanpa panik.
Pemahaman Dasar tentang Proses Penjualan
Meskipun tidak langsung terlibat dalam negosiasi atau penutupan penjualan, Sales Coordinator tetap perlu memahami alur kerja tim sales.
Dengan pemahaman ini, mereka bisa mendukung kebutuhan tim dengan lebih tepat. Pengetahuan tentang produk, layanan, dan prosedur perusahaan juga akan sangat membantu dalam menjalankan tugas dengan lancar.
Tugas dan Peran Sales Coordinator
Sumber: Freepik
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya bahwa posisi sales coordinator memiliki peranan penting di sebuah perusahaan atau lini usaha. Berikut ini sejumlah tugas dan tanggung jawab sales coordinator.
Mengurus Administrasi Penjualan
Seorang sales coordinator berperan penting dalam hal membuat dokumen penjualan, seperti proposal, file presentasi, dan laporan.
Tidak hanya itu, mereka juga perlu menyiapkan dan mengirim quotation serta faktor kepada klien. Ada kalanya, sales coordinator juga bertugas untuk mengelola sistem customer relationship management atau CRM guna mencatat data pelanggan, peluang penjualan, hingga interaksi penjualan.
Mengatur dan Menjadwalkan Aktivitas Penjualan
Tugas lainnya dari sales coordinator adalah mengatur jadwal aktivitas tim sales. Mulai dari menjadwalkan pertemuan dengan klien, menyusun agenda kunjungan, hingga memastikan semua proses berjalan sesuai timeline.
Mereka membantu tim sales untuk tetap fokus pada penjualan tanpa terbebani urusan administratif. Penjadwalan yang terorganisir juga membantu perusahaan menghindari benturan jadwal atau keterlambatan pengiriman.
Menjadi Penghubung antara Klien dan Tim Internal
Sales Coordinator sering kali menjadi jembatan komunikasi antara pelanggan dengan tim internal perusahaan. Ketika pelanggan membutuhkan informasi atau menanyakan status pesanan, Sales Coordinator lah yang menjawab atau meneruskan ke bagian terkait.
Mereka harus mampu menyampaikan informasi secara jelas, cepat, dan profesional, agar kepercayaan pelanggan tetap terjaga.
Memantau Ketersediaan Produk dan Proses Pengiriman
Peran Sales Coordinator juga melibatkan koordinasi dengan bagian gudang dan logistik. Mereka memantau stok barang, memastikan ketersediaan produk yang akan dijual, serta mengatur jadwal pengiriman sesuai kesepakatan dengan pelanggan.
Jika terjadi keterlambatan atau masalah pengiriman, mereka akan berkoordinasi dengan tim terkait untuk mencari solusi secepat mungkin.
Menyusun Laporan Penjualan dan Evaluasi Kinerja
Selain tugas harian, Sales Coordinator juga memiliki tanggung jawab dalam menyusun laporan penjualan secara berkala.
Laporan ini mencakup total penjualan, aktivitas tim sales, dan kendala yang dihadapi di lapangan. Data tersebut sangat penting untuk membantu manajemen dalam mengevaluasi strategi penjualan dan mengambil keputusan bisnis ke depan.
Mendukung Strategi dan Kampanye Penjualan
Sales Coordinator juga bisa terlibat dalam perencanaan kampanye promosi atau peluncuran produk baru. Mereka membantu menyebarkan informasi ke tim sales dan memastikan semua materi promosi tersedia tepat waktu.
Dengan keterlibatan aktif ini, mereka berkontribusi dalam meningkatkan efektivitas strategi penjualan perusahaan.
Menangani Keluhan dan Permintaan Pelanggan
Meskipun bukan customer service, Sales Coordinator sering menjadi orang pertama yang menerima masukan, keluhan, atau permintaan dari pelanggan.
Mereka harus bisa menyampaikan solusi dengan cepat, atau meneruskan ke bagian terkait agar ditindaklanjuti. Ketanggapan mereka dalam menangani masalah akan sangat berpengaruh terhadap kepuasan dan loyalitas pelanggan.
Tips Menjadi Sales Coordinator yang Profesional
Menjadi Sales Coordinator bukan hanya soal duduk di balik meja dan mengatur jadwal tim penjualan. Peran ini menuntut kecekatan, ketelitian, dan kemampuan komunikasi yang solid agar seluruh proses penjualan berjalan mulus.
Jika ingin sukses dan diakui sebagai Sales Coordinator yang profesional, ada beberapa keterampilan dan kebiasaan kerja yang perlu kamu bangun secara konsisten.
Bangun Komunikasi yang Efektif dan Profesional
Sebagai penghubung antara berbagai pihak, kamu wajib memiliki kemampuan komunikasi yang jelas dan sopan.
Baik saat menyampaikan informasi ke tim internal maupun berinteraksi dengan pelanggan, gunakan bahasa yang mudah dipahami dan tetap profesional. Komunikasi yang efektif membantu mencegah miskomunikasi dan menjaga kelancaran proses kerja.
Bekerja Secara Rapi dan Terorganisir
Kamu akan berhadapan dengan berbagai dokumen, jadwal, dan permintaan yang datang bersamaan. Agar tidak kewalahan, biasakan mencatat to-do list, menyusun dokumen dengan rapi, dan menggunakan sistem pengingat digital. Kerapian dalam bekerja akan membuat proses lebih efisien dan minim kesalahan.
Pahami Produk dan Proses Penjualan
Walau tidak bertugas langsung menjual, pemahaman tentang produk dan alur kerja tim sales tetap penting.
Dengan pengetahuan ini, kamu bisa menjawab pertanyaan dasar dari pelanggan dan memberi dukungan yang lebih tepat sasaran. Ini juga akan meningkatkan kredibilitas kamu di mata tim dan pelanggan.
Siap Menghadapi Masalah dengan Tenang
Dalam dunia penjualan, situasi tak terduga pasti terjadi. Saat ada komplain pelanggan atau masalah pengiriman, tetap tenang dan fokus pada solusi. Profesionalisme kamu terlihat dari cara menangani tekanan dan menyelesaikan masalah secara cepat.
Terus Belajar dan Berkembang
Industri penjualan terus berubah, dan kamu harus siap mengikuti perkembangannya. Ikuti pelatihan, baca referensi terbaru, dan belajar dari pengalaman sehari-hari. Sales Coordinator yang terus berkembang akan selalu jadi aset berharga bagi tim.
Ingin Menjadi Sales Coordinator?
Itulah penjelasan mengenai sales coordinator. Dari penjelasan di atas, kita bisa memahami bahwa sales coordinator adalah posisi penting dalam sebuah usaha.
Dengan adanya sales coordinator, maka penjualan akan lebih optimal. Sebagai sales coordinator, kamu perlu menguasai tools pemasaran seperti Tokpee. Tokpee bisa membantu kamu dalam melakukan riset penjualan dan riset produk. Dengan demikian, penjualan akan lebih maksimal. Cek informasi selengkapnya di Tokpee.co.
