Invoice merupakan laporan keuangan dalam dunia bisnis yang berfungsi sebagai bukti transaksi antara penjual dan pembeli. Di dalamnya, tercantum informasi tentang produk atau jasa yang dibeli, harga, hingga rincian pembayaran.
Menariknya, kamu gak perlu software mahal untuk menyusun invoice profesional. Cukup dengan Microsoft Excel, kamu sudah bisa membuat invoice rapi dan terstruktur.
Hari ini, artikel Tokpee akan membahas lengkap cara buat invoice di Excel, fungsi invoice, hingga tips-tips yang bisa bantu bisnismu terlihat makin kredibel. Yuk, langsung aja kita mulai dari langkah-langkah dasarnya!
Cara Buat Invoice di Excel
Mau tahu cara paling cepat bikin invoice di excel yang kelihatan profesional tanpa ribet? Ikuti langkah berikut ini:
Buka Aplikasi Microsoft Excel, Lalu Klik ‘New’ di Halaman Utama
Cara buat invoice di Excel yang pertama tentu saja dengan membuka aplikasi tersebut. Setelah itu, kamu akan melihat berbagai pilihan pembuatan file baru. Klik menu ‘New’ yang ada di sebelah kiri atau bagian utama layar.
Bagian ini akan mengarahkanmu ke galeri template yang tersedia langsung dari Microsoft. Pada langkah ini, kamu bisa mulai mencari template invoice yang sesuai dengan kebutuhan bisnis kamu.
Di Bagian ‘Search’ Kanan Atas, Ketik “Invoice”
Setelah masuk ke halaman template, langsung saja ketik “invoice” di kolom pencarian yang ada di kanan atas layar. Ini adalah cara tercepat untuk menemukan berbagai desain invoice yang sudah siap pakai.
Excel akan menampilkan berbagai pilihan template invoice, mulai dari yang sederhana sampai yang punya tampilan profesional lengkap dengan perhitungan otomatis. Jadi kamu tinggal pilih sesuai dengan karakter bisnismu.
Pilih Format yang Sesuai dengan Bisnismu
Pilih format template yang paling cocok dengan jenis transaksi bisnis. Misalnya, apakah invoice tersebut untuk penjualan produk retail, layanan freelance, atau bisnis digital.
Setelah kamu klik salah satu template, Excel akan membuka dokumen baru berdasarkan template tersebut.
Di sinilah kamu bisa mulai mengisi detail invoice-mu. Kalau belum sesuai, kamu bisa mengganti semua elemen di dalam template sesuai dengan kebutuhan.
Menyesuaikan Template dengan Identitas Perusahaan atau Bisnismu
Cara buat invoice di Excel yang terakhir adalah menyesuaikan template dengan informasi bisnis.
Supaya invoice terlihat lebih profesional, ubah logo, nama usaha, alamat, dan kontak di bagian atas template dengan identitas perusahaanmu. Kamu juga bisa menambahkan elemen-elemen lainnya seperti tagline, nomor rekening, atau syarat pembayaran.
Kalau ingin lebih fleksibel, kamu bisa menambahkan kolom baru atau menghapus bagian yang tidak perlu. Excel sangat mudah untuk disesuaikan, jadi kamu bebas mengatur format sesuai selera dan kebutuhanmu.
Tips Buat Invoice di Excel dari Tokpee
Selain cara menyusun invoice di Excel, Tokpee juga punya beberapa tips bermanfaat nih untuk kamu yang sedang belajar membuat invoice.
- Gunakan rumus otomatis di Excel untuk menghitung total transaksi, PPN, atau potongan harga. Ini akan menghemat waktumu dan mengurangi risiko kesalahan hitung.
- Simpan template invoice yang sudah kamu edit sebagai file terpisah, agar kamu bisa menggunakannya lagi di transaksi berikutnya tanpa perlu mulai dari nol.
- Gunakan fitur print to PDF agar invoice bisa langsung dikirim ke pelanggan secara digital.
Dengan langkah-langkah di atas, kamu bisa bikin invoice di excel yang rapi dan profesional tanpa harus install software tambahan. Praktis banget, kan?
Kalau kamu ingin lebih dari sekadar invoice, misalnya mau riset produk terlaris, cek kompetitor, atau analisis performa jualan, pakai Tokpee jawabannya!
Platform ini siap bantu bisnismu naik level dengan data yang akurat dan insight yang bermanfaat. Rp50.000/bulan aja udah bikin bisnismu melejit, super irit kan. Cek Tokpee dulu yuk sebelum lanjut ke informasi menarik lainnya!
Fungsi Invoice Apa Saja?
Gimana, ternyata cara buat invoice di Excel gak sesulit itu kan? Bahkan bisa jadi pekerjaan yang menyenangkan kalau kamu udah terbiasa.
Nah, pertanyaan berikutnya: kenapa sih invoice sepenting itu dalam bisnis? Kenapa hampir semua bisnis, dari UMKM sampai perusahaan besar, pasti bikin invoice setiap kali terjadi transaksi?
Yuk, kita bahas fungsi-fungsi utama invoice yang sering disepelekan, padahal penting banget buat kelangsungan bisnis kamu!
Bukti Transaksi Penjual dan Pembeli
Fungsi paling dasar dari invoice adalah sebagai bukti tertulis bahwa transaksi telah terjadi antara penjual dan pembeli.
Di dalam invoice, terdapat informasi lengkap seperti jenis barang atau jasa, jumlah yang dibeli, harga, serta tanggal transaksi. Informasi ini sangat krusial kalau sewaktu-waktu dibutuhkan untuk klarifikasi.
Misalnya, pembeli merasa jumlah produk yang diterima tidak sesuai. Invoice bisa dijadikan alat pembanding untuk memverifikasi. Begitu juga sebaliknya, jika penjual merasa belum menerima pembayaran penuh, invoice bisa membuktikan nilai transaksi yang seharusnya diterima.
Tanpa invoice, semua transaksi bisa terasa “mengambang” dan rawan miskomunikasi. Apalagi dalam bisnis yang melibatkan pihak ketiga atau sistem pembayaran cicilan, invoice jadi dokumen kunci yang melindungi hak dan kewajiban kedua belah pihak.
Laporan Keuangan
Pernah bingung kenapa arus kas bisnis kamu terasa nggak jelas? Nah, ini salah satu tanda bahwa kamu belum memanfaatkan invoice dengan maksimal. Invoice membantu kamu mencatat setiap pemasukan dan pengeluaran secara rapi dan terdokumentasi.
Dengan adanya invoice, kamu bisa membuat laporan keuangan bulanan, kuartalan, bahkan tahunan dengan jauh lebih akurat. Semua data transaksi sudah tersedia, tinggal direkap dan dianalisis.
Hal ini penting banget terutama saat kamu ingin mengembangkan bisnis. Misalnya mengajukan pinjaman, mencari investor, atau sekadar menilai performa penjualan selama periode tertentu. Invoice bukan cuma selembar kertas, tapi bagian dari sistem akuntansi yang solid.
Informasi Alur Pembayaran
Fungsi invoice lainnya adalah sebagai panduan alur pembayaran bagi pembeli. Dalam invoice, biasanya dicantumkan dengan jelas: pembayaran harus dikirim ke rekening siapa, bank apa, atas nama siapa, dan kapan batas waktu pembayarannya.
Bayangkan kamu bertransaksi tanpa invoice. Pembeli bisa saja bingung, salah transfer, atau bahkan lupa bayar karena tidak ada pengingat resminya. Tapi kalau kamu mengirimkan invoice lengkap, pembeli akan lebih mudah dan cepat menyelesaikan kewajiban pembayarannya.
Selain mempermudah pembeli, ini juga mencegah cashflow-mu terganggu. Bisnis tetap lancar karena proses pembayaran berjalan jelas dan terarah.
Maka dari itu, selalu cantumkan informasi rekening, metode pembayaran, dan tenggat waktu dengan detail dalam invoice-mu.
Inventory Management
Siapa bilang invoice cuma urusan keuangan? Invoice ternyata juga berperan penting dalam pengelolaan inventaris atau stock produk.
Dari invoice, kamu bisa melihat jumlah produk yang sudah dijual, jenis produk mana yang paling laku, hingga kapan produk tersebut keluar dari gudang.
Dengan invoice yang terdokumentasi dengan baik, kamu bisa tracking pergerakan barang masuk dan keluar, sehingga memudahkan dalam membuat laporan stok. Ini sangat bermanfaat apalagi kalau bisnis kamu menjual banyak varian produk atau bekerja sama dengan warehouse.
Ketika data invoice digabungkan dengan sistem manajemen inventory, kamu bisa menghindari overstock dan understock. Hal ini akan membantu dalam mengambil keputusan yang lebih tepat soal kapan harus restock atau menghentikan penjualan produk tertentu.
Kesimpulan
Invoice adalah acuan dari alur transaksi, pengelolaan keuangan, hingga logistik bisnismu. Di artikel ini, kamu udah belajar gimana cara buat invoice di Excel dengan mudah, mulai dari memilih template hingga menyesuaikannya dengan bisnismu sendiri.
Lebih dari sekadar teknis, kamu juga tahu bahwa fungsi invoice sangat vital: mulai dari bukti transaksi, laporan keuangan, informasi pembayaran, hingga inventory management.
Jadi, jangan sepelekan invoice ya! Mulailah membiasakan bikin invoice setiap kali ada transaksi. Kalau kamu mau bisnis makin lancar, profesional, dan terpercaya, invoice adalah langkah sederhana yang membawa dampak besar.
Kalau kamu butuh insight bisnis lainnya atau ingin tahu produk apa yang lagi laris untuk dijual, langsung aja ke Tokpee! Di sana kamu bisa riset produk, cek performa kompetitor, dan optimalkan bisnismu pakai data yang akurat.
