Mau UMKM, bisnis freelance, toko online, sampai perusahaan besar, invoice itu penting banget.
Kenapa? Karena invoice berfungsi sebagai bukti transaksi tertulis yang menunjukkan kesepakatan antara pembeli dan penjual. Jadi, apapun jenis bisnisnya, kamu tetap harus bikin invoice agar urusan pembayaran jelas dan tertata.
Invoice adalah dokumen yang melampirkan informasi pembelian sebuah produk atau jasa. Informasi tersebut mulai dari jenis produk atau jasa, tanggal transaksi, jumlah yang harus dibayarkan, metode pembayaran, hingga keterangan tambahan yang bisa memudahkan proses pelunasan.
Buat invoice nggak sesulit yang dibayangkan kok. Bahkan kamu bisa melakukannya cuma dari platform sederhana seperti Microsoft Word atau Google Docs, tanpa perlu aplikasi mahal.
Ayo kita pelajari cara buat invoice di Word pada artikel Tokpee hari ini!
Cara Buat Invoice di Word Melalui Microsoft Word
Gampang banget, berikut cara buat invoice di Word menggunakan aplikasi Microsoft Word. Ikuti langkah-langkah berikut ini ya!
- Buka aplikasi Microsoft Word. Setelah masuk ke halaman utama, kamu bisa langsung klik “More Templates” yang ada di pojok kanan atas.
- Gunakan fitur pencarian template dengan mengetik “invoice” di kolom pencarian. Akan muncul berbagai template invoice yang bisa kamu gunakan.
- Sesuaikan template dengan jenis bisnismu. Kalau kamu bisnis jasa, kamu bisa pakai template dengan kolom service detail. Kalau jual produk, pakai yang ada tabel produk lengkap.
- Edit dan isi informasi invoice sesuai kebutuhanmu mulai dari nama klien, produk, jumlah, harga, dan total tagihan.
- Setelah selesai, simpan dalam format PDF agar terlihat profesional dan bisa langsung dikirim ke klien atau customer.
Cara Buat Invoice di Word Melalui Google Docs
Selain Microsoft Word, kamu juga bisa membuat invoice di Word melalui Google Docs, loh. Selain gratis dan bisa diakses online, kamu dapat menyimpan file secara otomatis di Google Drive.
Berikut ini langkah-langkahnya:
- Buka Google Docs melalui browser kamu di https://docs.google.com/
- Pilih “Template Gallery” di bagian atas halaman Google Docs.
- Scroll ke bawah sampai menemukan template “Sales Invoice” atau template yang mirip.
- Klik template tersebut, dan kamu akan masuk ke dokumen baru.
- Edit dan sesuaikan template sesuai kebutuhan bisnis.
- Kamu bisa menambahkan logo brand, alamat lengkap, dan informasi pembayaran.
Keunggulannya, Google Docs bisa diedit dari perangkat mana saja, baik PC, laptop, maupun smartphone, praktis banget kan?
Invoice Diisi Apa Saja?
Kalau kamu baru pertama kali bikin invoice, mungkin kamu bertanya-tanya: “Sebenarnya, invoice itu diisi apa aja sih?”
Invoice bukan cuma kertas tagihan biasa, tapi dokumen penting yang berisi informasi lengkap soal transaksi yang terjadi antara penjual dan pembeli.
Supaya invoice-mu terlihat profesional dan memudahkan proses pencatatan keuangan, berikut ini adalah beberapa elemen penting yang wajib ada di dalamnya:
Nomor Invoice
Kenapa sih nomor invoice itu penting? Nomor invoice ibarat “ID” dari setiap transaksi. Dengan nomor ini, kamu bisa melacak semua transaksi secara rapi dan sistematis. Nomor invoice biasanya punya format tertentu, misalnya INV/2024/001, dan diurutkan secara kronologis.
Nomor ini juga sangat membantu saat kamu harus menelusuri transaksi lama, melakukan pengecekan pembayaran, atau saat terjadi komplain dari pelanggan. Tanpa nomor yang jelas, proses administrasi bisa berantakan, dan kamu bisa kesulitan saat merekonsiliasi laporan keuangan bulanan.
Selain itu, nomor invoice juga memudahkan pembeli saat ingin melakukan konfirmasi pembayaran. Mereka cukup menyebutkan nomor invoice-nya, dan kamu langsung tahu transaksi mana yang dimaksud.
Nomor Detail Produk atau Jasa
Kadang, dalam bisnis tertentu, setiap produk atau jasa punya kode atau nomor unik. Misalnya, produk sepatu kamu ada SKU “SH12345”, atau layanan konsultasi kamu pakai kode “SERV02”. Nah, nomor detail ini bisa dicantumkan agar invoice lebih terstruktur.
Informasi ini sangat membantu dalam pengelolaan stok barang maupun penyusunan laporan penjualan. Dengan mencantumkan nomor detail, kamu dan pelanggan bisa menghindari kesalahan pemesanan atau pengiriman barang yang salah.
Kalau kamu punya sistem digital untuk inventaris, mencocokkan nomor ini dengan database juga jadi jauh lebih mudah.
Hari, Tanggal, dan Waktu Transaksi
Mungkin terdengar sepele, tapi mencantumkan hari, tanggal, dan waktu transaksi sangat krusial. Tanggal dalam invoice bisa menentukan tenggat waktu pembayaran, kapan barang dikirim, dan kapan jasa dilakukan.
Apalagi kalau kamu berurusan dengan klien yang melakukan transaksi secara rutin, maka tanggal akan sangat membantu dalam memisahkan periode pembayaran. Waktu juga bisa jadi penting, terutama jika jasa atau produkmu dikaitkan dengan jam kerja atau shift tertentu.
Dengan informasi yang lengkap, tidak akan ada salah paham antara kamu dan pembeli soal waktu pengiriman atau kapan transaksi harus dilunasi.
Identitas Penjual dan Pembeli
Jangan lupa, setiap invoice harus mencantumkan identitas kedua belah pihak. Untuk penjual, tuliskan nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, dan email aktif.
Kalau kamu bisnis individu, cukup nama bisnismu dan kontak yang bisa dihubungi. Begitu juga dengan pembeli, cantumkan nama lengkap, nama perusahaan (jika ada), dan kontak yang relevan.
Informasi ini penting agar tidak terjadi kesalahan pengiriman invoice atau miskomunikasi. Identitas ini juga akan memudahkan proses verifikasi di kemudian hari, terutama jika ada kendala atau pertanyaan soal transaksi.
Rincian Barang atau Jasa yang Dibeli
Di bagian ini, kamu wajib menuliskan detail produk atau jasa yang dibeli. Mulai dari nama produk, jumlah unit, ukuran, warna, hingga jenis jasa yang diberikan.
Misalnya, kamu menjual kaos, tulis dengan lengkap: “Kaos polos hitam, ukuran L, 100% katun, jumlah 3 pcs.” Atau, jika kamu menawarkan jasa desain logo, tulis: “Jasa desain logo brand premium, termasuk 3x revisi.”
Semakin rinci deskripsi, semakin kecil kemungkinan terjadinya kesalahan atau komplain dari pembeli.
Harga Produk atau Jasa
Bagian ini jelas nggak boleh dilewatkan. Cantumkan harga satuan untuk setiap item, lalu kalikan dengan jumlah yang dibeli. Tampilkan harga sebelum dan sesudah diskon (jika ada), agar pelanggan tahu komposisi harganya dengan transparan.
Dengan mencantumkan harga secara jelas, kamu juga menunjukkan profesionalitas dan membangun kepercayaan dari klien atau pelanggan. Pastikan angkanya benar ya, supaya tidak ada tagihan ganda atau selisih yang membingungkan.
Additional Information
Ini bagian yang sering dianggap kecil tapi justru bisa membuat invoice kamu lebih lengkap. Misalnya, apakah ada potongan harga untuk pembelian dalam jumlah banyak? Apakah pembeli dikenakan biaya pengiriman? Bagaimana dengan pajak pembelian seperti PPN atau PPh?
Tambahkan informasi-informasi tambahan ini untuk membuat invoice kamu lebih informatif dan menghindari potensi salah paham dari pembeli.
Total Transaksi
Setelah semua harga dijumlahkan, termasuk diskon, pajak, dan ongkos kirim, cantumkan total akhir yang harus dibayarkan. Biasanya bagian ini ditulis dalam huruf besar dan bold agar langsung terlihat.
Bisa dibilang total transaksi adalah bagian paling penting, karena biasanya beberapa pembeli langsung melihat bagian ini pertama kali mendapatkan invoice. Jadi, pastikan tidak ada kesalahan hitung ya. Gunakan alat bantu hitung atau template otomatis kalau perlu, agar lebih aman.
Periode Pembayaran
Ini bagian penting buat memastikan cash flow bisnis kamu tetap sehat. Cantumkan dengan jelas batas waktu pembayaran, misalnya “Pembayaran maksimal 7 hari setelah invoice diterbitkan” atau “Jatuh tempo: 15 Mei 2025.”
Tenggat waktu ini membantu pembeli untuk disiplin dalam membayar dan memberi kamu dasar kuat jika harus follow-up pembayaran yang belum masuk.
Kontak Bisnis
Terakhir tapi nggak kalah penting, cantumkan kontak bisnis yang bisa dihubungi. Bukan cuma alamat email atau nomor telepon, tapi juga nama PIC (person in charge) yang bertanggung jawab jika pembeli ingin bertanya soal invoice.
Kontak yang jelas akan mempercepat proses komunikasi dan menghindari miskomunikasi. Kalau perlu, tulis juga jam operasional agar pembeli tahu kapan mereka bisa menghubungi kamu.
Dengan mengisi semua elemen di atas secara lengkap, invoice kamu akan terlihat lebih profesional, rapi, dan terpercaya.
Selain bikin bisnis kamu makin terpercaya di mata pelanggan, dokumen ini juga bantu banget dalam pencatatan dan audit keuangan. Jadi, jangan asal-asalan ya saat bikin invoice!
Kesimpulan
Itu dia panduan lengkap cara buat invoice di Word! Nggak perlu ribet atau pakai software mahal, karena kamu bisa langsung gunakan Microsoft Word atau Google Docs dengan langkah yang simpel.
Invoice bukan cuma sekadar formalitas, tapi juga bagian penting dari manajemen keuangan bisnis kamu. Jadi, pastikan kamu membuatnya dengan profesional, detail, dan rapi.
Kalau pengen bisnis makin berkembang, jangan lupa pakai Tokpee ya! Teman riset bisnis yang bisa bantu kamu cari produk terlaris, pantau kompetitor, dan kelola usaha lebih cerdas!
